תמלול פגישות בעברית, עם בוט שמצטרף לפגישה

פגישות בלימודים, ובכל מקום אחר

הבוט עובד באותה צורה בכל פגישה בזום, ב-Google Meet, בטימס או ב-Webex: ישיבת עבודה, ישיבת צוות, שיחה עם לקוח. בלימודים יש הרבה פגישות כאלה:

• שיעור או תרגול בזום או ב-Meet, כשאין הקלטה שהמרצה משתף. כשיש קישור להקלטה, מדביקים אותו ולא צריך בוט.
• פגישה עם המנחה של התזה או של הסמינריון: מה סוכם, ההערות על הטיוטה ומה הצעד הבא.
• פגישה של קבוצת למידה או של צוות פרויקט, כשצריך לזכור מי לקח על עצמו מה.
• ראיון מחקר שמתקיים בווידאו. מה עושים עם התמלול אחר כך — בתמלול ראיונות.

מה קורה בפגישה

הבוט נכנס בשעה שקבעתם, או מיד אם בחרתם "עכשיו". השם שלו הוא השם הפרטי שבפרופיל שלכם ואחריו "תמלילי (מקליט)", למשל: דנה – תמלילי (מקליט). בלי שם בפרופיל הוא נכנס בשם "תמלילי (מקליט)".

בזום, ב-Google Meet ובטימס הבוט כותב בצ'אט, בעברית ובאנגלית, שהוא מקליט את הפגישה (אודיו בלבד) לבקשת מי שהזמין אותו, לצורך תמלול וסיכום, ושמי שלא מסכים יכול לבקש מהמארגן להוציא אותו. ב-Meet ההודעה גם מוצמדת. אם הצ'אט בפגישה סגור, ההודעה לא תופיע.

הבוט מקליט אודיו בלבד, בלי וידאו ובלי שיתוף מסך, עד שהפגישה נגמרת: לכל היותר 4 שעות, ופחות אם נשארו לכם פחות שעות בוט או שעות תמלול החודש. ברשימת הפגישות בתמלילי רואים את המצב של כל הזמנה — מתוזמן, ממתין לאישור, מקליט, מעבד — והזמנה שהבוט שלה עוד לא התחיל להיכנס אפשר לבטל.

מה צריך מהמארח, ומה לא יעבוד

אם יש בפגישה לובי, מישהו צריך להכניס את הבוט. בוט שלא הכניסו תוך 15 דקות יוצא, והפגישה לא מוקלטת. גם כשאף אחד לא מצטרף לפגישה תוך 15 דקות, הבוט יוצא. לכל פלטפורמה יש גם כללים משלה:

• זום: הבוט מבקש מהמארח אישור להקליט. המארח צריך להיות בפגישה, עם הקלטה מקומית מופעלת בחשבון שלו, ולאשר תוך דקה. בלי אישור הבוט לא מקליט ויוצא. הלינק צריך לכלול את הסיסמה, כמו הלינק המלא מההזמנה.
• Webex: לבוט אין שם צ'אט, ולכן רק השם שלו אומר שהוא מקליט. כדאי לומר בתחילת הפגישה שהיא מוקלטת. אם לפגישה יש סיסמה, היא צריכה להיות בלינק.
• GoTo Meeting: הבוט עוד לא מקליט שם. אפשר להקליט את הפגישה ב-GoTo ולהעלות את הקובץ.
• פגישה שמאפשרת כניסה רק למשתמשים מחוברים, או שהמארח או הארגון שלו חוסמים בה בוטים: הבוט לא ייכנס אליה.

אחרי הפגישה

ההקלטה עוברת לתמלילי והופכת לתמלול רגיל, כמו קובץ שהעליתם: עם חותמות זמן, ועם הסיכום שבחרתם בטופס — מקוצר, מורחב, או בלי סיכום. את שפת הפגישה בוחרים בטופס או משאירים לזיהוי אוטומטי, ואפשר לכתוב על מה להתמקד בסיכום.

התמלול של פגישה תמיד מחולק לפי דוברים, בלי לסמן דבר. הדוברים מסומנים במספרים (דובר 1, דובר 2), ולא בשמות המשתתפים.

ההקלטה נמחקת אצל ספק הבוט, Recall.ai, מיד אחרי שהיא עוברת אלינו, ולכל המאוחר אחרי 72 שעות. אצלנו היא נשמרת לנגן לפי תקופת השמירה של המסלול, כמו כל קובץ שהועלה, והתמלול והסיכום נשארים בחשבון. כשהתמלול מוכן מגיע מייל, וברשימת הפגישות מופיע קישור אליו.

כשהבוט לא הקליט — לא הכניסו אותו, המארח בזום לא אישר, הלינק לא תקין — מגיע מייל עם הסיבה, וההזמנה לא נספרת במכסה.

מסלולים ושעות בוט

הבוט זמין במסלול בסיסי, עם 3 שעות בוט בחודש, ובמסלול פרו, עם 10. בחשבון החינמי אין בוט, אבל אפשר להקליט את הפגישה בפלטפורמה עצמה ולהעלות את הקובץ, כמו כל תמלול בעברית.

נספר רק מה שהבוט הקליט בפועל, וזה נספר גם בשעות הבוט וגם בשעות התמלול של החודש. כדי להזמין בוט צריכות להישאר לפחות 10 דקות בשתיהן, ואפשר להחזיק עד 5 הזמנות פעילות בבת אחת.

משווים לכלי פגישות לצוותים? בהשוואה ל-Timeless, לשעבר timeOS כתוב כמה הוא עולה, ומתי הוא מתאים יותר.

הקלטה של אנשים אחרים

הבוט מקליט את כל מי שמדבר בפגישה. לכן לפני כל הזמנה מסמנים בטופס את ההצהרה "אני מוזמן לפגישה הזו. הבוט יודיע למשתתפים שהוא מקליט.", ובלעדיה אי אפשר להזמין.

הבוט מודיע בעצמו: בשם שלו, ובזום, ב-Meet ובטימס גם בצ'אט. משתתף שלא מסכים להקלטה יכול לבקש מהמארגן להוציא את הבוט, או לפנות לתמלילי ולבקש שההקלטה תימחק, כמו שכתוב במדיניות הפרטיות.

שיעור: הקלטה היא עניין של מדיניות הקורס, וכדאי לוודא קודם שזה מותר. ראיון מחקר: מקליטים רק בהסכמת המרואיין, ולפי כללי האתיקה של המוסד.